Você já usou um grupo de tarefas no WhatsApp?
Na rotina agitada de administrar uma startup em expansão, a gestão eficaz das tarefas dos colaboradores é fundamental para manter o ritmo e alcançar os objetivos estabelecidos, não é mesmo?
Gerenciar uma lista de tarefas atualizada e bem organizada pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o atraso nos projetos em andamento. Neste contexto dinâmico, o WhatsApp é uma ferramenta versátil que facilita a comunicação instantânea e também permite aproveitar ao máximo para aumentar a produtividade da equipe.
Portanto, neste artigo, vamos abordar estratégias práticas para organizar eficientemente as tarefas utilizando o WhatsApp, além de dicas para otimizar a produtividade da sua equipe e alcançar resultados consistentes.
Então, continue lendo e confira!
O que é um Grupo de Tarefas no WhatsApp?
Antes de mais nada, um grupo de tarefas no WhatsApp é uma funcionalidade utilizada para organizar e gerenciar atividades entre membros de uma equipe. Ou seja, esses grupos permitem a criação de uma lista de tarefas compartilhada, onde todos podem visualizar, adicionar e atualizar os itens, promovendo uma colaboração eficiente.
Além disso, os grupos de tarefas facilitam a comunicação instantânea, permitindo que os membros discutam prazos, prioridades e detalhes específicos de cada atividade em tempo real.
Vale dizer que as pequenas empresas estão adotando cada vez mais os grupos de tarefas no WhatsApp devido à sua praticidade e acessibilidade, visto que a plataforma, amplamente utilizada e conhecida, elimina a necessidade de treinamentos complexos.
Assim, a capacidade de centralizar a lista de tarefas e as discussões em um único lugar acessível a todos simplifica a gestão de projetos, aumenta a transparência e agiliza a tomada de decisões, tornando o dia a dia mais produtivo e eficiente.
Benefícios de usar Grupo de Tarefas no WhatsApp
Como vimos anteriormente, é fundamental que o grupo de trabalho esteja alinhado com os objetivos da empresa para garantir que todos os esforços individuais contribuam de maneira coesa para o sucesso coletivo.
Quando a equipe compreende claramente as metas da organização, é mais fácil priorizar atividades e manter o foco no que realmente importa. Nesse sentido, uma lista de tarefas bem estruturada, refletindo essas prioridades, ajuda a coordenar as ações de todos e a evitar esforços redundantes ou conflitantes.
Entre todos esses benefícios, destacamos também:
1. Centralização das informações
Tudo, desde a lista de tarefas até os arquivos compartilhados e as discussões, fica disponível em um único local. Isso facilita o acesso e a consulta de dados importantes, reduzindo o tempo gasto procurando informações em diferentes plataformas.
2. Transparência e colaboração
Os grupo de tarefas no WhatsApp promovem a transparência, pois todos os membros podem ver o que está sendo discutido e o progresso das tarefas.
Desse modo, encoraja a colaboração, já que todos têm a oportunidade de contribuir, dar feedback e acompanhar o desenvolvimento das atividades, por meio de listas de tarefas, criando um ambiente de trabalho mais coeso e participativo.
3. Notificações e lembretes
As notificações instantâneas ajudam a garantir que os membros da equipe estejam sempre atualizados com as últimas mudanças e prazos. É possível configurar lembretes e alertas para tarefas específicas, ajudando a manter todos no cronograma e evitar esquecimentos.
4. Redução de reuniões desnecessárias
Com a comunicação instantânea e a centralização das informações, o grupo de trabalho pode resolver muitas questões diretamente, reduzindo a necessidade de reuniões frequentes.
Portanto, economiza tempo e aumenta a produtividade, permitindo que a equipe se concentre mais nas listas de tarefas do que em discussões logísticas.
5. Flexibilidade na organização das tarefas
Os grupos de tarefas no WhatsApp permitem uma organização flexível das tarefas. É fácil criar listas de tarefas, delegar responsabilidades e ajustar prioridades. Sendo assim, essa flexibilidade é particularmente útil em ambientes de trabalho dinâmicos, onde as necessidades podem mudar rapidamente.
6. Integração com outras ferramentas
WhatsApp pode ser usado em conjunto com outras ferramentas de produtividade e gestão de projetos.
Arquivos do Google Drive, por exemplo, podem ser compartilhados facilmente, integrando diversas plataformas em um fluxo de trabalho coeso por meio de listas de tarefas.
Portanto, esses benefícios fazem dos grupos de trabalho no WhatsApp uma escolha popular para equipes que buscam melhorar a comunicação, a organização e a produtividade.
Lista de tarefas no WhatsApp
Como vimos anteriormente, uma lista de tarefas no WhatsApp é uma ferramenta prática para organizar e gerenciar atividades dentro de um grupo de trabalho. Ou seja, essa funcionalidade permite que todos os membros da equipe visualizem, adicionem e atualizem tarefas, mantendo todos alinhados e informados sobre o que precisa ser feito.
No entanto, apesar do WhatsApp possuir funções interessantes, não atende completamente o uso no ambiente de trabalho. Por isso, o TarefaApp foi desenvolvido para suprir essa lacuna, integrando-se ao WhatsApp e simplificando as atividades diárias dos gestores e equipes.
Então, continue lendo e entenda mais!
TarefaApp: Simplificando a gestão do seu time
O TarefaApp é uma solução eficiente para controlar tarefas, gerir projetos e monitorar a produtividade, oferecendo uma experiência semelhante a do WhatsApp. O aplicativo permite que os usuários criem e organizem suas listas de tarefas de forma prática, facilitando a coordenação de atividades e a comunicação entre os membros da equipe.
O TarefaApp é ideal para quem busca uma solução gratuita e funcional para gerenciar suas demandas diárias por meio de listas de tarefas e muito mais.
O aplicativo inclui todos os recursos necessários para o controle de tarefas e a gestão de projetos. Você pode adicionar mais pessoas e projetos, garantindo uma gestão mais eficiente e colaborativa. Na seção seguinte, vamos te explicar como criar tarefas no TarefaApp. Acompanhe!
Criando Tarefas pelo WhatsApp com o TarefaApp
A execução das tarefas de maneira organizada é fundamental para alavancar a produtividade, e é aqui que entra o TarefaApp para simplificar a gestão de equipe.
Nesse sentido, criar e gerenciar uma lista de tarefas se torna um processo fácil e eficiente, visto que o aplicativo oferece uma interface intuitiva que facilita a criação em poucos passos. Veja como é simples:
1. Primeiro Contato do Membro
O primeiro passo para a criação de tarefas é adicionar o contato do TarefaApp em seu grupo. Ao enviar qualquer mensagem para o bot, você precisa marcar o TarefaApp (@TarefaApp), e em seu primeiro contato é preciso criar seu cadastro com o bot.
Esse processo é bem simples, basta dizer ao TarefaApp seu nome, seu e-mail e informar se você é um administrador do grupo ou não. Com isso, seu cadastro já estará feito!
2. Criação da Tarefa
O segundo passo é criar as suas tarefas. Novamente, é importante sempre marcar o @ do TarefaApp antes de fazer qualquer pedido ao bot, pois apenas assim ele irá entender seu comando e te responder. Para criar sua tarefa, você precisa detalhar os seguintes pontos:
- Data de criação da tarefa;
- Descrição breve da tarefa;
- Membro responsável; e
- Projeto ao qual a tarefa pertence.
Um exemplo prático de criação de tarefas no WhatsApp: “@TarefaApp crie a tarefa ‘Fazer reunião com cliente‘ para mim, para hoje. Projeto ‘Vendas‘.” Você não precisa seguir exatamente esse exemplo, apenas não se esqueça de indicar os pontos necessários.
Uma questão importante: Caso seja sua primeira tarefa, seus projetos ainda não existem no banco de dados do bot. Se esse for o caso, ele vai te informar que o projeto ainda não existe, e perguntar se você deseja criar esse novo projeto para atribuir à sua tarefa.
3. Cálculo dos Pontos
Uma das principais funcionalidades do TarefaApp é a atribuição de pontos para suas tarefas. Assim que sua tarefa for cadastrada, o bot irá te retornar com a confirmação do cadastro, informando quantos pontos ele atribuiu para sua respectiva tarefa.
O TarefaApp atribui ponto de 0 a 6, com base nos pilares de Importância, Dificuldade e Tempo gasto. Nas primeiras tarefas cadastradas, é possível que o TarefaApp atribua uma pontuação desadequada às tarefas. então sinta-se livre para corrigir a pontuação.
O bot do TarefaApp vai alterar a pontuação, caso você solicite, e vai usar essa experiência para atribuir pontuação à tarefas similares no futuro. Ou seja, se eu pedir para o TarefaApp mudar a pontuação da minha reunião com cliente para 2 pontos, ele vai pontuar futuras reuniões também com 2 pontos.
4. Conclusão de Tarefas
Após concluir sua tarefa cadastrada, marque novamente o @TarefaApp e peça para que ele conclua sua tarefa. Uma dica importante: Você pode pedir ao bot que conclua sua tarefa no mesmo momento em que a cadastrar. Isso facilita o processo e impede que você esqueça de marcar suas tarefas como concluídas!
5. Ranking de Produtividade
Agora que o time todo já cadastrou e concluiu suas tarefas do dia, você pode marcar o TarefaApp e pedir que ele te mostra o “ranking do dia“, ou “ranking da semana“.
O TarefaApp vai mostrar o ranking, mostrando quantos pontos cada membro da equipe fez no dia ou na semana. Para avaliações de produtividade mais completas, você também pode pedir para ver o “ranking mensal“. Assim, a gamificação deixa a equipe mais engajada e envolvida com suas tarefas.
Pronto! A tarefa no TarefaApp foi inserida.
Dicas para organizar e aumentar a produtividade da equipe
Como você pôde ver, o TarefaApp é fundamental para simplificar a rotina e a organização no ambiente de trabalho. Uma lista de tarefas bem estruturada aumenta a produtividade e oferece clareza sobre as atividades necessárias e suas prioridades. Para aproveitar ao máximo os resultados da sua equipe, separamos mais dicas:
1. Defina metas claras
Estabeleça objetivos específicos e mensuráveis para a equipe. Certifique-se de que todos entendam o que se espera deles e como seu trabalho contribui para o objetivo geral.
2. Crie uma lista de tarefas diária
Liste as tarefas que precisam ser realizadas a cada dia. Priorize as tarefas mais importantes e urgentes no topo da lista.
3. Estabeleça prazos realistas
Defina prazos claros para cada tarefa e projeto. Certifique-se de que os prazos sejam realistas e alcançáveis para evitar sobrecarga.
4. Delegue tarefas eficientemente
Atribua tarefas com base nas habilidades e capacidades de cada membro da equipe. Antes de mais nada, certifique-se de que cada pessoa saiba suas responsabilidades e tenha os recursos necessários para cumprir suas tarefas.
5. Promova a comunicação aberta
Incentive a comunicação regular e transparente entre os membros da equipe. Ou seja, utilize reuniões semanais ou diárias para discutir progresso, desafios e próximos passos..
6. Automatize processos repetitivos
Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Utilize ferramentas e softwares para automatizar essas tarefas e liberar tempo para atividades mais estratégicas.
7. Realize revisões periódicas
Revise regularmente o progresso das suas listas tarefas e projetos. Faça ajustes conforme necessário para manter a equipe no caminho certo.
8. Ofereça feedback constante
Dê feedback regular sobre o desempenho de cada membro da equipe. Reconheça os sucessos e ofereça orientações construtivas para melhorias.
9. Fomente um ambiente colaborativo
Crie um ambiente onde a colaboração seja incentivada e valorizada. Promova a troca de ideias e o trabalho em equipe para soluções mais criativas e eficientes.
10. Use ferramentas de gestão de projetos
Utilize aplicativos e plataformas como TarefaApp para organizar tarefas e projetos. A ferramenta ajuda a visualizar o progresso e manter todos alinhados. Mas não para por aí!
Continue lendo e entenda outras vantagens do TarefaApp.
Potencializando a gestão de tarefas com o TarefaApp
O TarefaApp foi avaliado por gestores, que destacaram principalmente sua capacidade de medir a produtividade. Os principais critérios observados foram a importância, a dificuldade e o tempo gasto em cada tarefa.
Utilizando esses critérios, foi possível organizar uma lista de tarefas de forma eficiente, garantindo a correta priorização das atividades. Além disso, a gamificação integrada ao TarefaApp promoveu uma competição saudável entre os membros da equipe, incentivando a produtividade por meio de gráficos e dados detalhados.
E você? Já utilizou o TarefaApp? Com o TarefaApp, você organiza toda a sua equipe na palma da mão, permitindo que seja mais assertivo no controle das tarefas. Isso resulta em mais tempo dedicado ao crescimento da empresa, preocupando-se menos com a micro gestão das atividades diárias.
Não espere mais: Comece a utilizar o TarefaApp agora mesmo!
